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Personalunterlagen

Zu den Personalunterlagen gehören alle Aufzeichnungen, die sich mit der Person des Arbeitnehmers
sowie dem Inhalt und der Entwicklung seines Arbeitsverhältnisses befassen. Dies umfasst neben den Lohn- oder Gehaltsunterlagen, Bewerbungs- und Einstellungspapiere, Arbeitsunterlagen (z. B. Arbeitsvertrag), sonstige Vertragsunterlagen, Unterlagen im Zusammenhang mit der persönlichen Entwicklung im Arbeitsverhältnis, Versicherungsunterlagen und Unterlagen zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Während die Lohn- und Versicherungsunterlagen, die bereits durch die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen erfasst werden, in den obigen Übersicht enthalten sind, sollen hier
noch einige spezialgesetzliche Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen ergänzt werden.

Jugendarbeitsschutz
Die von den Arbeitgebern nach § 49 JArbSchG zu führenden Verzeichnisse der bei ihnen beschäftigten Jugendlichen sind mindestens bis zum Ablauf von zwei Jahren nach der letzten Eintragung aufzubewahren. Ärztliche Bescheinigung über die Untersuchung beschäftigter Jugendlicher (§§ 32 ff.
JArbSchG) sind bis zur Beendigung der Beschäftigung des/der Jungendlichen, längstens
jedoch bis zur Vollendung des 18. Lebensjahres aufzubewahren; scheidet der Jugendliche
aus dem Beschäftigungsverhältnis aus, wird ihm die Bescheinigung ausgehändigt.

Mutterschutz
§ 19 MuSchG verpflichtet den Arbeitgeber, Unterlagen, aus denen sich Namen, Beschäftigungsart und –zeiten werdender und stillender Mütter ergeben sowie deren Lohn- und Gehaltszahlungen ersichtlich sind, und alle sonstigen Unterlagen die im Zusammenhang mit dem Mutterschutz wichtig werden, bis zum Ablauf von zwei Jahren nach der letzten Eintragung aufzubewahren.

Arbeitszeitnachweise (für Zeiten über die werktägliche Arbeitszeit hinaus)
§ 16 ArbZG verpflichtet den Arbeitgeber, ein Verzeichnis derjenigen Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gegenüber den in §§ 3 – 6 ArbZG genannten Regelarbeitszeiten eingewilligt haben; zugleich muss der Arbeitgeber die Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzeichnen, die über werktäglich acht Stunden hinaus geht: Das ist die zusätzliche Arbeitszeit, die nach § 3 Satz 3 ArbZG auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden kann, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb
von 24 Wochen im Durchschnitt werktäglich nicht überschritten werden.

sonstige Personalunterlagen
Für die meisten (allgemeinen) Personalunterlagen gibt es keine gesetzliche Bestimmung, die deren Aufbewahrung und eine entsprechende Frist regelt. Die Zeit der Aufbewahrung ist hier nach dem Zweck der Aufbewahrung zu bestimmen, im Falle der Inanspruchnahme durch den Arbeitnehmer nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf Beweismittel zurückgreifen zu können.