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Gesetzliche Grundlagen

Die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten und -fristen sind in § 147 AO und §
257 HGB normiert.

Gemäß § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB müssen folgende Unterlagen 10 Jahre aufbewahrt
werden:
Bücher und Aufzeichnungen, Bilanzen und Abschlüsse, Buchungsbelege sowie
die zum Verständnis der Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen
und sonstigen Organisationsunterlagen.

Dazu gehören u.a.:Handels- und Geschäftsbücher wie z. B. Haupt-, Grund-, Neben-, Kontokorrent-, Depot-,Warenausgangs- bzw. -eingangsbücher;Inventare, AnlagenverzeichnisseGeschäfts- und LageberichteEröffnungsbilanzen, Jahres- und Konzernabschlüsse, Gewinn- und VerlustrechnungenRechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Auftragszettel, Warenbestandsaufnahmen,Bankauszüge, Betriebskostenrechnungen, Bewertungsunterlagen, Buchungsanweisungen,Gehaltslisten, Kassenberichte, Portokassenbücher, Prozessakten, Speise- und Getränkekarten bei GaststättenProgramm- und Systemdokumentationen für die EDV-Buchführung
Eine Spezialvorschrift enthält § 41 EStG für Aufzeichnungspflichten bei Lohnsteuerabzug. Die Lohnkonten sind – obwohl eigentlich nach § 147 Abs. 3 AO zehn Jahre aufzubewahren – nur sechs Jahre aufbewahrungspflichtig. Soweit ist § 41 Abs. 1 EStG Spezialvorschrift zu § 147 Abs. 3 AO.

Eine 6jährige Frist gilt gemäß diesen Vorschriften weiterhin für:

Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und
Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, so weit sie für die Besteuerung
von Bedeutung sind
.

Dies umfasst z. B.:Ausfuhrvergütungsanträge und -bescheide, Frachtbriefe, Mahnvorgänge, Steuerbescheide mit dazugehörigen Unterlagen, Verträge und Vertragsunterlagen (Angebote und Annahmen, Kostenvoranschläge) so weit sie keine Buchungsfunktion haben: Auftragszettel, Lieferscheine, Rechnungen
Bei der Aufbewahrung von Belegen ist immer die Funktion des jeweiligen Belegs zu prüfen. Die 10-jährige Frist gilt nur für Belege, die für die Buchführung relevant sind; für alle anderen die 6-jährige.

Die Aufbewahrungsfrist für Unterlagen, die für die Steuerfestsetzung relevant sind, kann sich unter
Umständen noch über die genannten Fristen hinaus weiter verlängern. Nach § 147 Abs. 3 AO
läuft die Aufbewahrungsfrist für steuerrelevante Unterlagen nicht ab, solange die Unterlagen
noch für Steuern von Bedeutung sind. Dies ist jedenfalls der Fall, solange noch keine Steuerfestsetzung
erfolgt oder die Festsetzungsfrist für die Steuern noch nicht abgelaufen ist. Der Ablauf
der Festsetzungsfrist kann dabei durch folgende Ereignisse gehemmt werden:begonnene Außenprüfungvorläufige Steuerfestsetzunganhängige steuer-, straf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungenschwebendes oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartendes RechtsbehelfsverfahrenBegründung von Anträgen des Steuerpflichtigen.
(Quelle: IHK – Stand September 2004)