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A - Z

Die nachstehende Liste gibt einen Überblick über die Aufbewahrungsfristen für häufig vorkommende
Arten von Unterlagen.

A  
Abrechnungsunterlagen  
- allgemein 6
- mit Belegfunktion 10
Abschlagslisten, so weit Lohnbelege 10
Abtretungen, Unterlagen über 6
Akkordlisten, so weit Buchungsbelege 10
An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen 6
Anlagenverzeichnisse 10
Anlagevermögensbücher und Karteien 10
Anstellungsverträge 6
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 6
Anwesenheitslisten, so weit für die Lohnbuchhaltung erforderlich 6
Arbeitslosenversicherungsunterlagen 6
Auftragsunterlagen (allgemein) 6
Auftragszettel mit Belegfunktion 10
Ausfuhrunterlagen 6
(Erklärungen, Anträge, Bescheide, Nachweise für Umsatzsteuer)  
Auszahlungsbelege, so weit Buchungsbelege 10
B  
Bankauszüge 10
Bankbelege 10
Beitragsabrechnungen für Sozialversicherungen, so weit Buchungsbelege 10
Belege, Sammelbelege, Beleglisten, so weit Buchungsunterlagen 10
Bestellungen (einschließlich vorangegangenes Angebot) 6
Betriebskostenrechnungen, so weit für Inventarbewertung relevant 10
Bewertungsunterlagen 10
Bilanzen, Bilanzanlagen 10
Bilanzunterlagen (ohne Bücher und Inventare) 6
Buchhaltungsbelege (Haupt- und Nebenbelege) 10
Buchungsanweisungen (allgemeine; für einzelne Fälle) 10
Bürgschaftsunterlagen 6
C  
COM-Verfahrensbeschreibungen 10
Cpd-Konto (Konto pro Diverse) 10
D  
Darlehensunterlagen 6
Dauerauftragsunterlagen 6
Debitorenbuchhaltung 10
Depotbücher, -belege 10
Dokumentation der EDV-Buchführung (Programm, System) 10
Dubiosen-Unterlagen (z.B. Auskünfte, Mahnungen) 6
E  
EDV-Unterlagen, so weit zum Verständnis der Buchführung erforderlich 10
Effektenankaufs-, -verkaufsabrechnungen 10
Einfuhrunterlagen (Zollunterlagen, Einfuhrumsatzsteuerbelege) 6
Einkaufsbücher, Wareneinkaufsbücher 10
Einnahmeüberschussrechnungen 10
Eröffnungsanträge für Bankkonten, Depots 6
Eröffnungsbilanz 10
Essenmarkenabrechnungen 10
F  
Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10
Finanzpläne, -vorschauen, statistische Finanzberichte --
Frachtunterlagen (Frachtbriefe, Abrechnungen) 6
Fremdenbuch im Hotelgewerbe 10
G  
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen, so weit Inventar) 10
Gehaltsabrechnungen, -bücher, -belege, -journale, -listen (so weit Buchungsunterlagen) 10
Geschäftsberichte 10
Geschäftsbriefe 6
Geschäftsbücher 10
Gesellschaftsversammlungen, -beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen 10
Getränkekarten 10
Gewinn- und Verlustrechnung (Ergebnisrechnung) 10
Grundbücher (Journale) 10
Grundstücksverzeichnis 10
Gründungsakten der Gesellschaft 10
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen 10
H  
Handelsbriefe 6
Handelsbücher 10
Handelsregister- und Grundbuchauszüge, so weit nicht Bilanzunterlagen 6
Hauptabschlussübersicht 10
Hauptbücher, -karteien 10
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) 10
I  
Inkassobücher, -karteien, -quittungen 10
Inventare, Inventarnachweise 10
Inventuranweisungen 10
Investitionszulage (Nachweise) 6
J  
Jahresabschlüsse (Bilanzen, Ergebnisrechnungen) 10
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften 6
Journale (Haupt-, Grundbücher) 10
K  
Kalkulationen und Kalkulationsunterlagen, Kostenrechnungen (so weit steuer- und handelsrechtlich relevant) 6
Kassenabrechnungen, -belege, -bücher, -berichte mit Kassenbuchfunktion 10
Kommissionsauftrags- und Abrechnungsunterlagen 6
Kommissionslisten, so weit Inventar 10
Kontenpläne/Kontenregister 10
Kontierungsbelege 10
Kontokorrentbücher, -kontenkarten 10
Konzernabschluss 10
Kostenträgerrechnungen 6
Kostenvoranschläge 6
Krankenversicherungsunterlagen 6
Kreditorenbuchhaltung 10
Kreditunterlagen 6
L  
Lageberichte 10
Lagerbücher, Lagerkarteien (für Bestandsaufnahmen und Buchungsunterlagen) 10
Lastschriftunterlagen 10
Lieferscheine, so weit Buchungsbeleg 10
Lizenzunterlagen 6
Lochkarten mit Beleg/Kontenfunktion 10
Lohnabrechnungen, -belege, -bücher, -listen, -quittungen, Freistellungsbescheinigungen 6
Lohnsteuerkonten für Mitarbeiter 6
M  
Mahnvorgänge 6
Mietunterlagen 6
N  
Nebenbelege 10
Nebenbücher 10
O  
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 10
P  
Pachtunterlagen 6
Patente und Patentunterlagen nach Ablauf des Patents 6
Pensionskassenunterlagen 6
Personalunterlagen  
- so weit Lohnunterlagen - siehe oben(siehe: Arbeitslosen-, Kranken-, Sozialversicherungsunterlagen)  
- andere Unterlagen - siehe unten: Personalunterlagen  
- so weit Versicherungsunterlagen 6
Pfändungsunterlagen 6
Portokassenbücher, so weit Belegfunktion 10
Postgiroauszüge und belege, so weit Buchungsbelege 10
Prämienunterlagen, so weit Buchungsunterlagen 10
Preislisten, so weit Buchungsunterlagen 10
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen 10
Prozessakten 10
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers 10
Q  
Quittungen, so weit Buchungsunterlagen 10
R  
Rechnungen, so weit Buchungsunterlagen 10
Rechnungseingangsbücher mit Grundbuchfunktion 10
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen nach Verfahrensabschluss 6
Reisekostenabrechnungen 10
Repräsentationsaufwendungen, Unterlagen über 10
S  
Saldenbestätigung, so weit Handelsbrief 6
Saldenbilanzen 10
Saldenlisten, so weit Jahresabschlussunterlagen 10
Schadensunterlagen 6
Scheck- und Wechselunterlagen, so weit Buchungsunterlagen (Belege, Belegblätter, -listen, -einzugsaufträge, -versandverzeichnisse usw.) 10
Schriftwechsel, Handelsbriefe 6
Skontolisten, so weit Buchungsunterlagen 10
Sozialversicherungsunterlagen (allgemein) 6
Speisekarten 10
Spendenbescheide 6
Steuerunterlagen (allgemein, außer Buchungsbelege) 6
T  
Teilzahlungsunterlagen, so weit Buchungsunterlagen 10
Telefonkostenunterlagen, so weit Buchungsunterlagen 10
U  
Überstundenlisten und meldungen, so weit Lohnbelege 10
Umsatzsteuerunterlagen 6
Ursprungszeugnisse 6
V  
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 6
Verkaufsbücher 10
Vermögensverzeichnis 10
Versand- und Frachtunterlagen 6
Versicherungsunterlagen (allgemein) 6
Versorgungsunterlagen, so weit Buchungsunterlagen 10
Verträge, Vertragsunterlagen, so weit handels- und steuerrechtlich relevant 6
Vertreterunterlagen 6  
W  
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10
Warenbestandsaufnahmen 10
Wechsel, eingelöste 10
Wertpapierankaufs-/-verkaufsunterlagen 10
Z  
Zahlungsanweisungen 10
Zahlungsbelege 10
Zessionen, Unterlagen über 6
Zinsrechnungen 10
Zollbelege und unterlagen 6
Zwischenbilanzen, Halbjahresbilanzen --

QUELLE: IHK 09-04